会务接待是保障会议顺畅开展、提升嘉宾参会体验的核心环节，大型会议通常需要组建联络员、司机等专属接待员团队，全程对接参会嘉宾，做好会前、会中、会后全流程嘉宾管理与服务。

 

本篇为易办会【会务接待】模块中，接待员设置与登录操作的教程。

 

一、接待员角色设置

 

进入路径：【会务接待】-【接待人员】

 

方法1：直接添加接待员

 

1. 点击右侧【添加接待员】。

2. 在【接待员类型】中根据不同嘉宾的接待需求，输入自定义接待员角色，比如【联络员】【司机】等等。

 

 

3. 输入姓名、手机号后，在【接待数据来源】处，有两个选项：

 

请根据会务方报名设置来选择：

选择【报名表单】的情况：本次大会统一采用嘉宾通过表单报名或会务方在后台输入报名嘉宾信息，则选择【报名表单】；

选择【推广渠道】的情况：本次大会已提前设置不同推广渠道的报名链接，嘉宾从不同的推广链接中报名本次大会，并且本次大会决定根据嘉宾的渠道来分配接待员，则选择【推广渠道】。

 

4. 根据接待员实际工作需求，可选择是否【显示接送】。

5. 信息填写完成后点击【保存】，添加完成后，可在列表对接待员进行【设置】【删除】管理。

 

方法2：批量导入接待员

 

1. 点击【导入接待员】，按照弹窗提醒，遵循【下载导入模板】-【导入接待员名单】-【导入接待员图片】的顺序操作。

 

 

（示例：下载导入模板，填写接待员信息）

 

（示例：导入接待员图片，图片命名与表格信息保持一致）

 

2. 注意，接待员图片导入非必需步骤。如需导入接待员图片，接待员照片命名需要和接待员姓名保持一致，系统才能成功匹配导入。

3. 按模板规范填写信息后完成上传，即可批量添加接待员。

 

二、为接待员分配接待嘉宾

 

1. 进入【会务接待】-【接待人员】，点击对应接待员后的【添加接待用户】。

 

 

2. 在【待加入用户】中选择对应的嘉宾，右侧有两级检索入口，可快速搜索符合特定条件的嘉宾

例如搜索单位【旭旦科技】、性别为【女】的嘉宾，分别输入检索内容即可快速定位。

 

（示例：为接待员添加用户）

 

三、接待员登录设置与入口获取

 

进入路径：

【会务接待】-【接待员登录】

 

 

1. 获取登录地址：在【登录地址】处获取接待员登录的链接，包含小程序码、二维码、PC端登录地址，方便接待员在手机或电脑上开展接待工作。

 

 

（接待员手机端登录默认页面）

 

（电脑端接待员登录默认界面）

 

2. 登录页面配置：在【页面设置】中，可自定义登录页信息，包括标题、顶部图片，选择是否【开启手机号短信验证】。

3. 登录规则：不开启短信验证，接待员直接输入手机号即可进入；开启短信验证，接待员需要输入手机验证码登录；无论是否开启短信验证，接待员首次完成登录后，再次打开登录链接无需重复输入手机号，可直接进入接待页面，更便捷。

 

四、接待员端核心功能

 

1. 登录后可查看本人负责的接待嘉宾，支持两级搜索，输入内容快速定位筛选嘉宾。

2. 可查看嘉宾用户详情，包含报名信息、用户票证、门票二维码/链接等，方便协助嘉宾快速验票。

3. 可对嘉宾标记【已接】【已送】，实时查看总人数、已接人数、已送人数等数据汇总，帮助接待员高效完成接送工作且不遗漏。

 

 

以上就是易办会接待员设置与登录的全流程操作步骤，功能齐全、细节完善，能快速搭建会议接待团队、高效管理参会嘉宾，大家赶紧动手开始操作，为参会嘉宾提供更专业贴心的接待服务吧！