从“纸上流程”到“指尖智联”：易办会如何为小鹏汽车2025授权商大会打造“无感化”数字会务？

 

2月的广州，寒意未褪。在琶洲畔的香岚官洲酒店里，一场关乎新能源汽车行业渠道升级的重要盛会——​​2025年小鹏汽车授权商大会​​正悄然拉开帷幕。与往年不同的是，这场聚集全国超500家核心授权商的年度盛会，没有繁琐的纸质流程，没有冗长的现场排队，取而代之的是“一部手机逛大会”的高效体验。而这一切，正是易办会为其量身打造的​​全链路数字会务系统​​的成果。

 

 

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作为新能源汽车行业的“用户思维标杆”，小鹏汽车始终将“体验”二字贯穿于产品、服务与生态的全链条。此次授权商大会，既是年度渠道策略的发布场，更是与合作伙伴深度链接的“心与心交流”现场。如何在2天内高效完成500+嘉宾的邀约、签到、信息同步与互动，同时传递品牌温度？传统会务的“纸质邀请-电话确认-现场填表-人工签到”模式显然难以匹配需求。

而深耕企业服务8年的易办会，早已打磨出一套“以用户为中心”的数字会务解决方案——从会前精准触达，到会中无缝衔接，再到会后数据沉淀，用技术让每一个环节“更聪明、更省心”。这一次，我们与小鹏汽车的目标高度一致：​​让授权商从“到场”到“融入”，感受一场“不费力、有温度”的行业盛会​​。

 

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​​一套微站，串联会前-会中-会后全周期​​

大会前1个月，易办会为小鹏汽车定制开发的​​“2025小鹏授权商大会”会务微站​​正式上线。这个集“邀请-报名-指南-签到-互动”于一体的轻量化平台，成为连接小鹏与授权商的“数字大门”。

 

​​1. 邀请函：一张“会呼吸”的电子请帖​​
区别于传统的静态PDF邀请函，易办会的微站邀请函采用H5动态设计，不仅嵌入了小鹏汽车最新的品牌视频、大会主题海报，更通过“滑动解锁”交互设计，逐步呈现大会亮点（如“年度渠道政策剧透”“技术专家闭门分享”）。授权商点击“接受邀请”后，系统自动同步个人信息至后台，省去了人工登记的繁琐。数据显示，98%的受邀嘉宾在收到邀请函后24小时内完成确认，较传统方式效率提升60%。

 

 

​​2. 报名与日程：信息“一键掌握”，行程“智能提醒”​​
报名环节，微站设置了“基础信息填写+需求勾选”双模块：授权商不仅需提交公司、姓名、联系方式等基础信息，还可勾选“关注的技术方向”“希望对接的业务部门”等个性化需求。后台自动分类整理后，工作人员提前为每位嘉宾匹配了定制化的议程——比如，聚焦“充电网络合作”的授权商，日程页会重点标注“超充桩布局规划”分论坛；关注“用户运营”的伙伴，则能快速跳转至“私域流量裂变”工作坊。

更贴心的是，会前3天、1天，系统自动向嘉宾推送“行程提醒”，包含酒店地址、交通指南、需携带材料等关键信息，甚至根据嘉宾定位推荐最优路线（“从白云机场出发，打车25分钟直达酒店”）。

 

 

​​3. 参会指南：“保姆级”攻略，解决所有“不确定”​​
考虑到授权商来自全国不同城市，对广州天气、酒店设施、会场动线不熟悉，微站特别设置了“参会指南”专区：包含报名参观接送、酒店推荐、会议坐席、交通指引、用餐安排、注意事项。从“广州11月平均气温20℃，建议携带薄外套”到“会场3楼设有医疗点、母婴室”；从“自助午餐开放时间12:00-14:00”到“茶歇区提供现磨咖啡与广式早茶点心”——细节之处，尽显对嘉宾需求的洞察。

 

 

​​4. 精彩瞬间：实时“云记录”，让回忆“可触摸”​​
大会期间，易办会安排了专业摄制团队，通过微站的“精彩瞬间”板块实时上传现场照片、短视频：主论坛上何小鹏董事长分享“全场景智能驾驶”进展时的全场掌声、分论坛中授权商与技术团队面对面交流的热烈场景、茶歇区嘉宾举着小鹏周边合影的笑脸……每一条内容都标注时间、地点，并支持嘉宾“点赞”“评论”。一位参会者会后说：“平时开会拍的照片都在手机里躺着，这次在微站看到自己发言的照片被推送到首页，特别有参与感！”

 

 

​​5. 联系我们：“1对1”专属通道，问题“秒响应”​​
微站底部设置“联系我们”入口，整合了会务组电话、客服微信、常见问题FAQ。针对高频问题（如“签到需要带身份证吗？”“会议室Wi-Fi密码是多少？”），易办会提前梳理了20条标准答案，并根据嘉宾提问频率动态更新。大会期间，90%的咨询通过自助查询解决，剩余10%的复杂问题也在5分钟内得到响应——“比叫外卖还快！”有嘉宾开玩笑道。

 

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签到环节：30秒“无感入场”，科技感拉满​

大会当天，最受关注的当属“签到环节”。往届大会，500人排队签到至少需要1小时，今年，易办会为小鹏定制了​​“动态二维码”模式签到​​：

嘉宾抵达会场后，打开微站点击“签到二维码”，系统自动识别身份（无需手动输入姓名电话），避免因网络延迟导致的尴尬。更贴心的是，考虑到部分嘉宾不熟悉手机操作，现场还设置了“人工辅助通道”，工作人员通过扫描嘉宾手机中的微站页面，10秒内完成核验。

据统计，大会首日9:00-9:30签到高峰时段，500位嘉宾平均签到时长仅28秒，较传统方式提速75%。“以前开行业会，签到处永远排长队，今年刷个码就进来了，连咖啡都没凉！”一位连续参加3届大会的授权商笑着说。

 

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​​数字会务的终极目标：让技术“隐形”，让体验“显形”​​

大会结束后，小鹏汽车会务负责人在复盘会上提到：“这次合作让我们意识到，好的数字会务不是堆砌技术，而是让技术‘藏’在体验背后。”而易办会的目标，正是如此——用技术解决痛点（如报名效率低、签到排队久），用细节传递温度（如定制化日程、实时精彩记录），最终让嘉宾记住的，是“这场会很有用、很温暖”，而不是“这场会用了什么黑科技”。易办会始终相信：​​企业服务的本质，是用技术让复杂的事变简单，让简单的事更有温度​​。

下一次，当您收到一封“会呼吸”的电子邀请函时，或许会发现——那些藏在细节里的“懂你”，正是数字会务的魅力所在。